Si la dématérialisation des documents est entrée dans les mœurs, la signature reste encore trop souvent manuelle. Pourtant, les technologies et les dispositions législatives normalisant la signature électronique ont rendu cette étape clé de la contractualisation simple et surtout légale.

La signature électronique ne consiste pas à simplement apposer sur un document l’image d’une signature manuscrite. Pour qu’elle soit légale, elle doit reposer sur deux piliers essentiels :

• Prouver l’intégrité du document signé : la signature électronique doit impérativement s’appuyer sur un horodatage qualifié scellant le document et appliquant une date universelle.

• Garantir l’identité du signataire : la signature électronique doit permettre de répondre à une question encore plus prégnante lorsqu’il s’agit d’une signature à distance : sommes-nous certains que c’est le bon interlocuteur qui est à l’origine de la signature du document ?

Du point de vue légal, c’est le règlement européen eIDAS de juillet 2014, qui établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques à l’échelle de l’Union Européenne. De ce fait, il permet d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur.

En termes de technologies, les innovations de ces dernières années ont grandement simplifié l’expérience utilisateur afin que la signature électronique s’intègre sans rupture dans le parcours client, de la même manière que peut déjà le faire l’étape du paiement sur un site de e-commerce. Tout est donc prêt aujourd’hui pour signer électroniquement !

Néanmoins, et malgré les avantages que comporte la signature électronique (économies, gain de temps, facilité d’utilisation…) des siècles d’habitudes persistent encore, souvent par crainte d’une absence de reconnaissance juridique ou par peur de devoir se confronter à des processus compliqués.

On peut distinguer deux façons de mettre en œuvre la signature électronique : la première, consiste à intégrer la signature électronique via une API dans une application métier ou dans un parcours de souscription en ligne afin de le digitaliser à 100 %.

La seconde est de l’utiliser depuis un portail web permettant de signer et faire signer tout type de document PDF. Universign, spécialiste français de la signature électronique, explique pas à pas comment se déroule cette étape au travers d’une plateforme de signature électronique.

Du côté de l’émetteur

1- Charger ses documents PDF

L’émetteur des documents à signer commence par les télécharger sur la plateforme avant de paramétrer ses signatures. Il s’agit ici de définir le niveau de signature requis, d’activer la signature manuscrite ou encore de sélectionner la langue de signature.

2- Désigner les signataires

L’émetteur du document va ici fournir les informations concernant le ou les signataires. Il s’agit de renseigner les noms et prénoms, adresse e-mail, et numéro de téléphone de chacun d’entre eux. Ces détails vont permettre par la suite de leur notifier la demande de signature et surtout de les authentifier en vérifiant leur identité déclarée.

3- Envoyer et suivre sa collecte

Un simple clic suffit pour que le document à signer soit adressé à l’ensemble des signataires renseignés précédemment. De son côté, l’émetteur n’a qu’à suivre en ligne l’état d’avancement et, si besoin, relancer ses contacts.

Du côté du signataire

1- Recevoir l’e-mail d’invitation

Chaque signataire est notifié par e-mail qu’un document est en attente de sa signature. Un simple clic l’emmène directement sur la page de signature sécurisée.

2- Consulter le document PDF

Le signataire prend connaissance du contenu du document à signer et le mentionne explicitement en cochant la case de consentement.

3- Signer le document

Afin de vérifier l’identité déclarée du signataire, ce dernier va recevoir un code provisoire unique par SMS. Il lui suffit de saisir ce code pour déclencher le processus de signature.

Que l’on doive faire signer un document ou que l’on en soit le signataire, 3 étapes simples suffisent pour aller au bout de la démarche. Outre cette simplicité d’utilisation, les avantages de la signature électronique sont nombreux : elle permet de gagner du temps en n’étant plus soumis aux délais d’envoi postaux, elle est accessible depuis tous les types de terminaux (mobile, tablette, PC), elle permet à l’émetteur de savoir où en est sa collecte de signature.

Il n’y donc plus de raison de ne pas adopter la signature électronique !

Pour en savoir plus :