La dématérialisation des flux facilite les échanges, réduit les coûts et dispense les équipes de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. De fait, elle entraîne une évolution des modes de travail. Voici 3 conseils pour accompagner efficacement vos collaborateurs dans la transition vers la dématérialisation.

La dématérialisation, un projet d’entreprise

Quelle que soit la motivation de votre entreprise à dématérialiser tout ou partie de ses échanges, gardez à l’esprit une vision d’ensemble du projet. Croire que la digitalisation relève seulement des services informatiques ou des ressources humaines est réducteur.

Certes ce sont souvent les premiers concernés, mais c’est un véritable programme d’entreprise dont l’aboutissement inclus tous les collaborateurs. Il est important d’identifier les interlocuteurs pertinents dans chaque service et les inclure dans le projet pour s’assurer leur soutien.

Informez vos collaborateurs…

Tout d’abord, rassurez vos équipes quant à la valeur légale du bulletin de paie dématérialisé. Ensuite, il sera plus facile de fédérer vos collaborateurs autour du projet si vous leur démontrez qu’ils vont en tirer un bénéfice immédiat. Communiquez sur les avantages utilisateurs.

N’hésitez pas à vous adresser à des groupes bien définis pour capter leur attention avec des problématiques qui leur sont propres. Identifiez en amont les éventuels freins et soyez prêts à les lever. Quelques exemples :

- La signature électronique permet à la force de vente de signer plus rapidement et à distance. Le suivi des contrats en attente et la relance sont simplifiés, les commerciaux ont davantage de temps à consacrer à la vente.

- Le bulletin de paie électronique raccourcit considérablement les étapes d’attente et de réception. Un espace de stockage électronique dédié garantit à vos collaborateurs une accessibilité 24/24h et un archivage longue durée. Ils sont plus autonomes et le service RH est moins sollicité.

-Les services client et comptabilité ont tout intérêt à adopter la facture dématérialisée. En effet, elle facilite le suivi des clients et permet de réduire les litiges et les délais de paiement.
Chaque service gagne en agilité et en productivité. Finalement c’est toute l’organisation qui en bénéficie.

…et accompagnez les !

Enfin, ne négligez pas la communication auprès de vos collaborateurs lors de la transition. Idéalement le projet devrait être annoncé par un acteur connu en interne comme le DRH ou un membre de la direction.

Les rythmes d’adaptation peuvent différer entre les services ou les générations, plus ou moins connectées et à l’aise avec l’outil informatique. Une solution intéressante, si la taille de votre entreprise le permet, est d’inciter vos collaborateurs à échanger ensemble pour mieux intégrer la nouveauté.

Dans la même logique, communiquez sur le retour d’expérience et les améliorations constatées. Comment résister à une solution visiblement efficace ? Quelle que soit la taille de votre organisation, la dématérialisation est un projet pour lequel vous devez avoir une vision d’ensemble et accompagner vos collaborateurs.

Anaïs Ramnoux chez Primobox