Agendas partagés, dossiers synchronisés, chats, réunions en vidéo, communications unifiées, réseaux sociaux d’entreprise... En quelques années, les outils collaboratifs sont devenus incontournables dans l’entreprise.

Vecteurs des nouveaux usages et des nouvelles pratiques au cœur de la transformation numérique, ils sont plébiscités par les collaborateurs et les directions métiers qui y trouvent un regain de fluidité dans les échanges, d’agilité et de productivité.

Ils sont aussi un argument pour toute entreprise soucieuse de rajeunir sa marque employeur et d’attirer les jeunes talents.

Vus de la DSI, en revanche, ils peuvent parfois être un vrai casse-tête. 

Car il faut contenter tout le monde : ce qui servira, par exemple, le marketing ne sera pas nécessairement utile à la production ou à la force de vente, et réciproquement.

Dès lors, vaut-il mieux définir « un tronc collaboratif commun » dont chacun devra se satisfaire, laisser chaque direction métier sélectionner les outils dont elle estime avoir besoin, ou bien encore mixer ces deux solutions ?

Il n’y a pas de réponse définitive à cette question, tant les situations sont différentes d’une entreprise à une autre. 

La seule certitude, c’est qu’une fois un outil validé, il va falloir le déployer, c’est-à-dire l’intégrer au système d’information. 

Et là encore, des choix devront être faits sur site, hébergé dans un datacenter ou encore dans le Cloud (qu’il soit privé, public ou hybride). 

Les critères peuvent devenir très complexes selon la stratégie, les besoins et les contraintes de l’entreprise.

Déterminer ses besoins

Globalement, tous les logiciels de communication et de collaboration ne sont pas égaux en consommation de ressources informatiques. 

De fait, au-delà de la criticité des données manipulées ou des besoins d’accès en mobilité, un des principaux critères dans le choix du déploiement d’un outil collaboratif sera ses besoins en termes de ressources.

Quelle que soit la typologie de son infrastructure, ses ressources ne sont pas illimitées et il est nécessaire de les utiliser au mieux.

Pour un déploiement sur site, trouver le juste équilibre à la fois pour le calcul, le réseau et le stockage n’est pas aisé : il faudra faire des choix, dictés par les moyens matériels et financiers à disposition, qui conviendront à certains collaborateurs, mais en handicaperont d’autres.

À l’inverse d’un déploiement sur site, une caractéristique du Cloud permet justement de s’affranchir de cette contrainte : c’est l’élasticité, autrement dit la capacité d’adapter l’offre en fonction de la demande, et ce, en temps réel ou quasi-réel.

Une tendance à la généralisation du Cloud

Si de grandes tendances se dégagent aujourd’hui, le rythme et le périmètre d’adoption du Cloud sont propres à chaque entreprise : il n’y a pas de stratégie Cloud universelle.

Même si des travaux ont déjà été réalisés en matière de virtualisation des infrastructures, d’externalisation des opérations IT ou de standardisation des architectures Web, il ne s’agit là que d’un préalable à l’adoption d’une stratégie Cloud, celle-ci devant être bâtie sur une analyse fine du patrimoine IT de l’entreprise, application par application.

On vérifiera notamment qu’une application « cloudifiée » par son éditeur conserve le même périmètre fonctionnel que la version sur site ou, le cas échéant, qu’un périmètre fonctionnel réduit réponde toujours aux besoins des utilisateurs.

En simplifiant les systèmes d’information utilisés par les entreprises et la distribution des applications professionnelles, les environnements Cloud disposent du potentiel nécessaire pour permettre aux entreprises de gagner du temps et de l’argent, et ce, moyennant une prise de risque minime.

De plus, le modèle de Cloud rend obsolètes la mise en œuvre et la gestion de Datacenters au sein de l’entreprise. Conséquence, les entreprises peuvent consacrer davantage de ressources à l’innovation et à la réalisation d’applications de haute qualité, avec à la clé un potentiel de développement et une compétitivité accrue.

Mickaël LAPORTE, Directeur Branche Opérateur chez Foliateam