La totalité des projets actuels reposent aujourd’hui sur la modernisation des systèmes d’information : toute entreprise ou services facturiers qui souhaitent se développer et garantir ses bénéfices, doit automatiser ses processus afin de simplifier la coopération avec ses partenaires commerciaux et optimiser le travail de ses employés.

92% des entreprises françaises utilisent encore la facture papier !

Mais la mutation vers le digital n’est pas toujours simple à mettre en place : l’adoption de la facture électronique implique une intégration complète du système de gestion de l’entreprise avec la mise en place de l’EDI (Echange de données informatisé), nécessitant une bonne compréhension des impacts et des dépenses, pas toujours anticipées.

C’est dans ce contexte que Comarch, spécialiste européen dans l’édition et l’intégration de services et solutions IT, a mené en collaboration avec OpinionWay, une étude destinée à comprendre et à analyser la gestion des factures au sein des entreprises situées sur le territoire français.

Près de 200 représentants d’entreprises (DSI, directeurs financiers, directeurs supply chain, etc) de 250 salariés et plus ont été interrogés au mois d’octobre 2018.

Etat d'esprit des entreprises en matière de gestion :

Aujourd’hui, la première des priorités du département financier/comptabilité pour les dirigeants interviewés, est de réduire les coûts liés à la gestion des factures et d’améliorer le processus de facturation de bout en bout (42% dans les deux cas). 38% citent également la volonté de réduire les risques liés à la gestion des factures.

Pour cela, ces derniers sont prêts à faire appel au digital (41%), et ce, beaucoup plus que pour l’échange d’autres types de documents (27% pour les bons de commandes ou avis de réception par exemple).

A échelle internationale, ce sont en revanche les aspects légaux notamment par rapport à la facture fiscale dématérialisée qui font partie des défis majeurs cités par les entreprises (38%).

Le papier ou le mail PDF reste le format le plus utilisé :

Qu’il s’agisse de factures entrantes ou sortantes, les formats papier ou par email en PDF restent encore les plus répandus pour l’échange de factures entre entreprises et partenaires commerciaux (92%). 4 entreprises sur 10 disposent d’un système d’échange de données informatisé (EDI) ou effectuent ces échanges via un portal fournisseur/client (42%). Ce sont les entreprises du secteur de l’industrie et de plus de 500 salariés qui utilisent le plus ce type de système à l’heure actuelle.

Si l’utilisation de factures papier ou PDF reste courant, les personnes interrogées sont conscientes que ces formats présentent un certain nombre d’inconvénients, parmi eux : les dirigeants citent comme premier problème la perte des factures (39%) qui devance nettement les retards de paiements (21%) ou encore les factures incorrectes (19%) et les impayées (16%).

Pour justifier le choix de conserver un format traditionnel, les dirigeants indiquent que de nombreux partenaires ne sont pas encore connectés à ce système (33%), d’autres mettent en avant les limites géographiques liées aux aspects légaux (17%), ou encore un business model non adapté à la solution (15%).

Bénéfice environnemental, traçabilité optimisée, gain de temps et réduction des coûts :

Mais les motifs qui viennent contrebalancer ces critiques restent nombreux et poussent les entreprises à adopter une solution de dématérialisation de facturation. Sans surprise, ce sont avant tout les obligations légales (41%) qui influencent les dirigeants. Mais après utilisation, c’est surtout le bénéfice environnemental qui est reconnu de manière quasi-unanime (90%), suivi d’une meilleure gestion comptable pour une traçabilité optimisée (88%), un gain de temps (82%) et enfin une diminution des coûts (77%). 

Nombreux sont les dirigeants qui notent des améliorations comme la réduction des tâches répétitives (44%), une capacité de réaction plus rapide grâce à l’accès aux données réelles (33%) et même une amélioration de la relation avec les partenaires commerciaux (32%).

Pour eux, les employés pourront se consacrer à des tâches à plus de valeur ajouté (26%) et même réduire considérablement leur stress (14%).

Pour conclure, même si l’adoption d’un système de factures dématérialisées est d’abord motivée par des raisons réglementaires, les dirigeants dont l’entreprise a franchi le pas sont unanimes quant aux bénéfices qu’il apporte. Au final, c’est près de neuf dirigeants sur dix qui estiment que l’adoption de cette solution a apporté des améliorations dans le travail quotidien de leur entreprise.

Enfin, il est intéressant de noter que s’ils devaient dresser le tableau des inconvénients d’un tel système, les défauts sont éclipsés par le fait que ce système n’est pas encore suffisamment répandu dans leurs entreprises partenaires.