Mettre en place un système de sécurisation des données pour le traitement des documents est indispensable pour toutes les structures. En effet, toute organisation se doit de sécuriser correctement ses données et ses documents.

Les petites et moyennes entreprises qui ne bénéficient pas des mêmes infrastructures informatiques que les plus grandes structures, ni de leur potentiel de protection, sont souvent les cibles de choix des hackers.

Toshiba TFIS, leader sur le marché de la gestion documentaire et de l’impression, partage ses quatre principaux conseils pour garantir une sécurisation efficace des données et des documents.

Conseil 1 : Sécurisation du processus d’impression

Chaque tâche d’impression contient des informations qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. Sécuriser l’imprimante n’est pas la seule action à mener. En effet, la sécurisation se pose à 3 moments du processus d’impression :

1. Premièrement, la tâche d’impression doit pouvoir être envoyée en toute sécurité via l’utilisation d’identifiants uniques, permettant d’identifier l’ordinateur et le profil de l’utilisateur. Les logiciels d’authentification unique (SSO) permettent ainsi d’accéder facilement et en toute sécurité à plusieurs applications et outils du réseau.

2. Le deuxième moment important d’un point de vue sécuritaire est l’enregistrement provisoire des demandes d’impression. Toute personne bénéficiant d’un accès sécurisé, enregistre ses impressions en cours, sans que celles-ci ne soient accessibles aux autres utilisateurs. Cette sécurité évite l’accès d’informations potentiellement confidentielles.

3. La troisième étape intervient lorsque l’utilisateur libère l’impression. Pour ce faire, il est impératif de lui demander de s’identifier sur l’imprimante de manière sécurisée, afin de vérifier qu’il s’agit du bon collaborateur. Un pass d’accès, par exemple, ou un code PIN personnel à 6 caractères comprenant des chiffres, des lettres et des signes sont les solutions adéquates.

Conseil 2 : Impression mobile

Autant dans la sphère privée que professionnelle, nous utilisons quotidiennement nos smartphones et nos tablettes. L’impression mobile reste une méthode simple et rapide pour les collaborateurs, mais pas moins risquée pour la sécurité des organisations. Alors comment faire en sorte que ces appareils et ces données restent protégés ?

D’abord, il est important que l’entreprise mette des appareils mobiles à disposition de ses collaborateurs dont elle a la propriété et le contrôle. Si ce n’est pas envisageable, il faut alors s’assurer que les employés n’utilisent pas d’appareils obsolètes qui seraient susceptibles de laisser fuiter des données.

Il convient aussi de paramétrer convenablement le processus d’impression mobile à l’aide d’un logiciel de gestion de l’impression. Celui-ci protégera les tâches d’impression via l’appareil mobile de la même façon que si elles étaient effectuées depuis un ordinateur. L’utilisateur n’aura alors qu’à s’identifier en toute sécurité auprès d’une imprimante raccordée au logiciel, puis effectuer la tâche d’impression désirée.

Conseil 3 : Numérisation et enregistrement

Lorsqu’une entreprise numérise des documents, ces derniers restent enregistrés dans le cloud, dans un système de gestion des documents, voire dans le scanner. Il convient de protéger ces emplacements contre les cyberattaques potentielles en choisissant un partenaire fiable, de confiance et qui veillera constamment sur les données enregistrées.

Il est également judicieux de verrouiller les documents et de les protéger par mot de passe. Ainsi, ils ne pourraient pas être ouverts s’ils tombaient entre de mauvaises mains.

Protéger les documents n’est pas seulement utile contre les cyberpirates, il existe aussi des risques liés à l’environnement interne, notamment lors d’envois ou d’impressions de documents. Pour réduire ce risque, il faut ajouter des « tampons de sécurité » automatiques aux documents enregistrés dès qu’ils sont imprimés, copiés ou envoyés par e-mail.

En intégrant, par exemple, un nom d’utilisateur, un département et l’heure à laquelle l’action a eu lieu, il sera plus facile d’identifier les utilisateurs internes et externes et ainsi de les dissuader de manipuler négligemment des documents.

Conseil 4 : Sécurisation des copies et traçage

Légalement, certains documents ne peuvent être copiés ou numérisés. C’est notamment le cas des titres, tels que les billets de dollars ou d’euros. Il est donc essentiel que les imprimantes reconnaissent de tels documents et les protègent contre la copie, l’impression et la numérisation. La plupart des imprimantes multifonctions sont déjà protégées contre ce genre de manipulation.

Il peut aussi être souhaitable d’empêcher la numérisation ou l’envoi de certains documents confidentiels. Pour ce faire, l’entreprise peut mettre en place un logiciel de numérisation à reconnaissance de formulaire.

Cette solution permet d’informer le logiciel sur les documents ne pouvant pas être numérisés ou envoyés. Naturellement, ce programme enregistrera et rapportera ces manipulations aux gestionnaires, évitant ainsi aux organisations d’être accusées de pratiques illégales.

Au fil de leurs développements, les entreprises manipulent un nombre croissant de documents ; contrôler la sécurité peut alors être chronophage. Pour une sécurisation complète et un gain de temps optimal, il est recommandé d’adopter des conseils de sécurité simples et efficaces pour l’ensemble de ses workflows de traitement de documents.