Le Code du travail modifié par la Loi du 12 mai 2009 consacre[1] la possibilité pour les employeurs de remettre un bulletin de paie aux salariés sous forme électronique.

Afin de contribuer à l’essor de la dématérialisation des échanges et au développement de l’économie numérique, la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC) publie les 10 idées fausses à propos de la dématérialisation des bulletins de paie ou plus exactement sur la dématérialisation de la remise du bulletin de paie.

Ce texte est le résultat de la réflexion collective menée depuis juin 2009 par le groupe de travail « ePaie » de la FNTC.

1 – « Encore une contrainte qu'on nous impose » - FAUX

· La nouvelle Loi consacre pour l’employeur la possibilité de le faire et le salarié concerné doit donner au préalable son accord.

2 - « Le papier, c'est plus sûr » - FAUX

· La mise en œuvre des technologies de confiance telles que la signature électronique, l’horodatage ou les empreintes d’intégrité, prévient la falsification et la rend plus facilement détectable.

3 – « Le cadre juridique n'est pas encore arrêté » - FAUX

· Le cadre juridique déjà défini depuis 2004 a été précisé par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures. Le Code du travail a été modifié en conséquence.

4 – « On ne pourra jamais conserver les paies électroniques plusieurs dizaines d'années » - FAUX

· Il existe des formats normalisés et des moyens éprouvés permettant un archivage de longue durée.

5 – « Cela ne marchera jamais pour ceux qui changent d'employeur » - FAUX

· Les solutions d’archivage électronique de qualité ont été conçues pour garantir le transfert en toute sécurité de l'intégralité des archives électroniques.

6 – « En tant que salarié, cela va me compliquer la vie » - FAUX

· Quand on a besoin d’une copie papier, il suffit d’imprimer et rien ne change. Pour diffuser un exemplaire en ligne, plus besoin de numériser au préalable.

7 – « C'est la fin de la vie privée » - FAUX

· Avec des dispositifs d’authentification, de traçabilité, voire de chiffrement, la protection des données personnelles est mieux assurée qu’avec la traditionnelle enveloppe qui reste traîner sur les bureaux.

8 - « C'est très simple. il suffit juste d'envoyer à l'employé un simple fichier par email » - FAUX

· Il ne faut pas oublier la protection des données personnelles du salarié, la garantie d’intégrité sur les données et le support que l’entreprise peut procurer au salarié pour qu’il bénéficie d’un archivage électronique de qualité.

9 – « C'est très compliqué. Sa mise en place va encore être une usine à gaz »- FAUX

· Le texte de Loi est suffisamment synthétique pour favoriser la mise en œuvre de solutions pragmatiques fondées sur des organisations et des technologies largement diffusées comme celles reposant sur la norme NF Z42-013.

10 – « Il n'existe pas encore d'offres dignes de ce nom » - FAUX

Les applications existent, elle sont éprouvées et standardisées. Les professionnels de la confiance ont déjà mis en place depuis plusieurs années la dématérialisation des factures, des appels d’offres, des contrats, etc. Le groupe « ePaie » de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance qui regroupe des spécialistes de l’impression en masse des bulletins de paie, des éditeurs de coffre-fort électroniques, des spécialistes de la signature électronique, les experts-comptables, des juristes, dispose de toutes les compétences pour définir les bonnes pratiques sur lesquelles reposent les offres des prestataires de confiance.

[1] « Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L.3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données ».