« Votre boîte aux lettres est pleine, vous ne pouvez plus envoyer/recevoir de message » ! Qui n'a pas déjà été confronté à cette alerte ? Peter Vogt, Directeur commercial Astaro pour la France, expert en sécurité informatique, nous donne ses conseils.

Tombant toujours au plus mauvais moment, elle entraîne invariablement une recherche effrénée des emails aux pièces jointes les plus volumineuses ou des nombreuses newsletters saturées d'images auxquelles nous nous abonnons sans jamais les lire.

Il est pertinent de se souvenir que les systèmes de messagerie ne sont initialement pas conçus pour gérer d'importants volumes de données. Les usages modifient cette fonction cependant ; la démocratisation de l'html rend nos messages plus beaux, plus agréables à lire, et les messages même les moins importants sont souvent joliment présentés pour mieux capter notre attention, et alourdir d'autant nos boites de messageries.

Les performances de ces dernières s'en ressentent et les utilisateurs doivent régulièrement faire face à des ralentissements lorsqu'ils recherchent des emails archivés.

Côté entreprises, la perte de productivité est réelle pour le collaborateur qui s'emploie à nettoyer sa boite email, mais aussi pour les équipes de maintenance qui tâchent de remédier à l'instabilité des serveurs de messageries ou pour celui ou celle qui pensait que tel courrier stratégique était reçu par le destinataire en temps voulu et non bloqué dans la boite d'envoi depuis plusieurs heures... Le seul moyen d'anticiper cette situation est de limiter la capacité des boites de messagerie et de contraindre tout utilisateur à archiver ses emails.

Trois bonnes raisons d'archiver ses emails :

Contrairement à ce que pensent beaucoup d'utilisateurs, archiver son courrier électronique ne signifie pas seulement stocker ses messages à plusieurs endroits sur des fichiers PST pour libérer de l'espace disque. Il s'agit avant tout d'augmenter la productivité des employés en facilitant la recherche et la lecture des messages archivés, que ce soit au sein ou à l'extérieur de l'entreprise, tout en assurant la sécurité et l'intégrité des informations. Enfin, il est soumis à une réglementation spécifique en France.

• Conformité réglementaire

Les exigences normatives sont élevées : outre le respect de l'intégrité des messages, la norme AFNOR NF Z 42-013 précise que l'archivage conforme des E-mails exige la sauvegarde des documents. La durée légale des délais de conservation est de 10 ans minimum. Enfin, s'il est difficile dans l'instant de distinguer les échanges qui peuvent faire l'objet d'une argumentation ultérieurement, il est recommandé de sauvegarder les plus importants.

• Délestage des serveurs de messagerie

D'après le cabinet d'étude Radicati Group, 2 milliards d'emails auront parcouru le monde en 2011. 25,9 millions en ce qui concerne la France. Associé au fait qu'aujourd'hui les internautes ont en moyenne 2 adresses email... On comprend aisément que les serveurs de messageries soient soumis à rude épreuve et souvent instables et lents s'ils ne sont pas gérés convenablement. La maintenance des serveurs de messagerie impacte les budgets, et les sauvegardes et restaurations sont souvent trop longues et complexes. Par ailleurs, le coût du stockage des données dans des systèmes de messagerie est encore relativement élevé.

• Mobilité et accessibilité

En entreprise, un grand nombre d'informations majeures sont souvent disponibles par e-mail uniquement. Il s'avère donc essentiel de pouvoir récupérer d'anciens messages facilement et rapidement, que ce soit depuis son poste de travail ou via un appareil mobile. L'enregistrement en local des archives complexes rend leur récupération difficile et longue, voire impossible pour les télétravailleurs. D'autre part, le risque de perdre des messages importants est également élevé car les archives locales ne sont pas forcément incluses dans les sauvegardes régulières.

Les bonnes pratiques managériales fleurissent sur la toile et ailleurs, pour apprendre à classer correctement ses anciens messages. La mise en place d'une politique conforme, adaptée à l'activité de l'entreprise et au volume d'emails enregistré et partagé avec l'ensemble des collaborateurs permet d'anticiper l'alerte critique qui vous annonce qu'à nouveau « votre boite est pleine... !