Enregistrez-vous sur www.info-utiles.fr    Connexion
    
Menu principal
Navigation dans les sujets
Arlo

Internet : Internet : Projet de dématérialisation en PME, principal facteur de réussite
Posté par JPilo le 30/1/2012 15:00:00 Articles du même auteur

Réduction des coûts de traitement liés aux documents « papier » de façon  drastique, accès instantané à l’information financière dans un espace  collaboratif, développement d’une image « éco citoyenne », les avantages de la  dématérialisation sont nombreux. Mais où en est-on réellement : quelle fiabilité  technologique ? Quels enjeux financiers et humains ?



De nombreux avantages …

- Une réduction du coût de traitement « standard » d’une facture, de près de 50%*,

- Une accessibilité rapide et facile à l’information financière et à l’historique des traitements (traçabilité de l’information financière, piste d’audit),

- Une réduction des pertes de documents et des coûts associés (traitement des relances fournisseurs, demandes de duplicatas …),

- Une réduction de la charge liée à la manipulation de papier (envoi, photocopie, classement),





- Une amélioration de la qualité en règle générale et des conditions de travail (mise en place d’un espace collaboratif…),

- Une réallocation des ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée qui implique une montée en compétence des collaborateurs,

- Une amélioration de l’image de la société auprès des acteurs externes (image « éco-citoyenne »).

Ainsi, la dématérialisation serait la solution idéale pour réduire une partie de ses coûts fixes et mettre un terme aux manquements de l’organisation et du management. Le raccourci est facile … Objectivement, les aspects techniques liés à un projet de dématérialisation constituent la phase la plus aisée du projet.

Mais quelques écueils à anticiper…

L’autre aspect, beaucoup plus délicat à mettre en oeuvre, est d’ordre organisationnel. La mise en place d’une solution de dématérialisation n’est pas un simple projet SI qui ne touche qu’une infime partie des intervenants d’une entreprise. Elle implique des problématiques liées aux processus existants dans l’entreprise, à l’organisation et, summum des problèmes, à l’humain :

 L’aspect structurant de l’outil entraîne une rationalisation des processus existants.

 Pour être efficace et cohérente dans le nouvel environnement, l’organisation doit être adaptée aux nouveaux circuits de circulation de l’information. La mutation de l’organisation peut entraîner des problématiques « sociales ».

 Les méthodes de travail sont également remises en cause.

 La dématérialisation constitue enfin un profond changement dans la culture même de l’entreprise et les relations entre les individus. Elle remet en cause les relations hiérarchiques et le mode de management : le passage du « tout papier » au « zéro papier » est très impactant humainement.

Le moins que l’on puisse dire est que la conduite du changement dans un tel projet prend toute sa signification.

Conclusion

- La mise en oeuvre d’une solution de dématérialisation constitue un projet fédérateur qui entraîne de profondes mutations des méthodes de travail, des relations entre les intervenants et à chaque niveau de la hiérarchie. Il est source de gains de productivité important mais aussi d’une amélioration qualitative du travail et de l’image de la société. Il ne faut pas s’y tromper, il s’agit bien là d’un projet d’envergure qui doit être porté par la Direction Générale puisqu’il touche l’ensemble des acteurs d’une société en remettant en cause l’organisation dans son ensemble, les processus de traitement et de contrôles, et les méthodes de travail et de management.

-La réussite du projet et la concrétisation des gains escomptés passent inévitablement par une maîtrise des aspects organisation, des processus, avec prise en compte des procédures et règles de contrôle internes en vigueur dans l’entreprise, par l’équipe en charge de la gestion de projet. Ainsi la MOA doit pouvoir apporter à la Direction Générale une vision transversale du projet et jouer le rôle de conseil pour définir l’organisation et les processus « cible » au regard de la nouvelle solution.

Rappel - Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Il s’agit de la« transformation d’un support papier (courriers commandes, factures clients et fournisseurs …) en support informatique (images) grâce à un scanner ».

Aujourd’hui la dématérialisation n’est plus réservée aux grandes entreprises qui ont les moyens de faire pression sur leurs fournisseurs pour qu’ils adaptent leur format de facture. Des avancées technologiques importantes ont été réalisées ces dernières années. Elles ont permis une réduction des coûts d’implémentation et une amélioration notable de la fiabilité. On assiste donc à une démocratisation de l’outil avec des offres abordables pour les PMI / PME.

Note: 0.00 (0 votes) - Noter cet article -




Autres articles
1/2/2023 15:00:00 - Like a Dragon: Ishin : Trailer et info
1/2/2023 14:00:00 - Cybersécurité : Enquête exclusive au sein des entreprises françaises
1/2/2023 13:00:00 - OnlyOffice : La version 7.3
30/1/2023 15:00:00 - ArcheAge: Unchained : Nouveau serveur
30/1/2023 14:00:00 - Wantless : RPG tactique, une démo gratuite.
30/1/2023 13:00:00 - ChatGPT : Un outil de cybercriminalité.?
27/1/2023 15:00:00 - World War Z : Aftermath : Le mode Horde XXL
27/1/2023 14:00:00 - Football Manager 2023 Console : 1er février, PlayStation 5
27/1/2023 13:00:00 - AOC série P3 : Webcam à reconnaissance faciale, station USB-C
25/1/2023 15:00:00 - Transition agroécologique et grandes cultures !

Les commentaires appartiennent à leurs auteurs. Nous ne sommes pas responsables de leur contenu.



Facebook
facebook
Bitdefender



Bitdefender

Pocketalk
Arlo





© 2008 info-utiles.fr - Tous droits réservés  |  hébergé par www.iloclic.com   - règles de confidentialité