Kofax plc, leader des solutions de capture associées au BPM (Business Process Management) , dévoile les résultats d’une enquête réalisée par IDC cet été, sur l’évolution de la dématérialisation de documents papiers en entreprise et l’intégration des informations capturées dans les processus métier.

Une utilisation des documents papiers qui diminue… sauf dans les RH, le juridique, la finance

Conformément à la tendance observée depuis plusieurs années au sein des entreprises, le volume de documents papiers diminue. En effet, si 40% des entreprises interrogées, utilisent autant de documents papier que l'année dernière, plus de la moitié des entreprises interrogées (56%) utilisent moins de documents papiers que l'année précédente. Mais le format papier est encore largement utilisé dans certaines activités soit dans l'ordre: les activités juridiques, associées aux ressources humaines, associées à la vente et au marketing, à la formation, les activités financières et les activités associées au service client.

Parallèlement les activités associées aux opérations industrielles et à la correspondance générale (interne ou externe) sont largement gérées de manière dématérialisée.

Et 77% des entreprises interrogées ont défini une stratégie de dématérialisation des documents entrants

La dématérialisation (substitution d'un document papier par un document électronique) est aujourd'hui à l'agenda stratégique de la plupart des entreprises. En effet les résultats de l'enquête montrent que 77% des entreprises interrogées ont défini une stratégie de dématérialisation des documents entrants afin de réduire le volume de papier circulant dans l'entreprise.

Les résultats de l'enquête révèlent l'existence de nombreux projets de dématérialisation de documents entrants dans le but d'automatiser des processus métiers afin de supprimer la prise en charge et le stockage de document papier (72% des entreprises interrogées).

Ce sont le traitement des factures, des commandes clients et des achats qui sont les processus les plus automatisés au sein des entreprises interrogées.

Autre enseignement, les chantiers en cours concernant l'automatisation des processus portent sur les processus associés aux bordereaux de livraison/documents d'expédition, les documents de ressources humaines, la correspondance client/support ainsi que le traitement des réclamations et des litiges.

Le challenge? Donner un sens à l'information contenue dans un document de manière automatisée

L'action de dématérialisation des documents papiers ne représente qu'une partie de la problématique. Le plus difficile est de donner un sens à l'information contenue dans un document de manière automatisée afin qu'elle puisse être utilisée pour piloter un ou plusieurs processus métiers ; qu'il s'agisse d'informations émanant d'un document électronique ou d'un document papier. Etant donné le nombre considérable de façons dont l'information est capturée et présentée (différents formats, différentes mise en page, différentes qualités de lisibilité) cela nécessite l'utilisation de technologies d'extraction de données et de classification sophistiquée. D’ailleurs 43% des documents numérisés ou capturés le sont pour alimenter un processus métier.

60% ont déjà éliminé le besoin de saisie manuelle

60% des entreprises interrogées utilisent un ou plusieurs systèmes permettant d'extraire automatiquement des informations de documents numérisés afin de réduire le besoin de saisie manuelle des données dans les applications de l'entreprise. Une tendance qui devrait perdurer puisque 72% prévoient une augmentation de cette tendance au cours des 5 années à venir.

Et même si pour 23%, les traitements des documents ou formulaires papiers sont encore effectués manuellement, pour 86% d’entre-elles cette forme de traitement devrait diminuer au cours des 5 années à venir.

Numériser les documents papiers pour quoi faire ?

• 43% des documents numérisés ou capturés le sont pour alimenter un processus métier. Les documents papier numérisés peuvent être automatiquement classés, des informations peuvent en être extraites avec un important degré de précision permettant aux entreprises d'automatiser des opérations de saisie coûteuses et sources d'erreur potentielle.

• 30% pour des raisons d'archivage et de réduction du volume de papier

• 27% du volume de documents numérisés le sont pour la capture et la numérisation de documents pour une récupération ultérieure

Ce qu'il reste à faire!

Les résultats de l'enquête montrent que le potentiel marché de la numérisation/capture est particulièrement important. En effet, hormis les documents RH, plus de la moitié des entreprises interrogées considèrent que le pourcentage d'informations ou de documents qui pourraient être numérisés se situe entre 80 et 100% pour l'ensemble des processus métiers.

Les perspectives d'investissement dans les 12 prochains mois

Les résultats montrent que pour les 12 prochains mois, les probabilités que leur entreprise investisse dans une solution de capture de document ou de formulaire seront plus élevées pour les processus de traitement des commandes clients (23%), les processus associés aux documents ressources humaines (20%), les processus associés aux bordereaux de livraison, documents d'expédition et à la gestion des contrats (18%) ainsi que pour les processus associés au traitement des achats (16%)

Un marché de 1,7 milliards en 2012

Le marché de la gestion de contenu continue de se développer rapidement en Europe et en France. Selon ses dernières prévisions, IDC anticipe une croissance de +5.7% de ce marché pour l'année 2012 et représentera 1,7 milliards d'euros. Les résultats de l'enquête menée par IDC montrent que les projets de dématérialisation des documents entrants pour automatiser les processus métiers sont nombreux puisqu'ils concernent 72% des entreprises interrogées.

Enfin IDC, remarque un intérêt accru pour les solutions de "case management" qui allient la gestion de contenu avec la gestion de processus métiers (BPM) et les solutions analytiques.