Une étude récente d’Iron Mountain révèle que les entreprises européennes s’exposent aux risques de perdre des informations du fait de leurs programmes de stockage des archives papier trop souvent chaotiques

A l’approche de la Journée mondiale sans papier, le 25 octobre, une nouvelle étude du spécialiste de la gestion de l’information Iron Mountain révèle que beaucoup de sociétés en Europe ne sont pas prêtes à sauter le pas et ne plus utiliser de papier. Les entreprises ont toujours besoin des documents papier pour leur fonctionnement et ceux-ci ne sont pas près de disparaître des bureaux avant un moment. L’étude démontre aussi que de devoir conserver de nombreuses archives papier sur site pose souvent des problèmes. Surtout que les systèmes de classement surchargés et mal organisés exposent les entreprises à un risque accru de perte ou de corruption des données, en plus de les empêcher d’exploiter tout le potentiel dont regorgent ces informations.

Pour cette étude, Iron Mountain a interrogé de nombreux responsables de l’information des secteurs de la fabrication industrielle, de la pharmacie et des services financiers et juridiques au Royaume-Uni, en Allemagne, en France, aux Pays-Bas, en Espagne et en Hongrie. Il en résulte que plus de la moitié des entreprises (58 %) archivent la majorité de leurs dossiers papier dans un lieu central situé dans leurs locaux. Souvent, ces informations (des données confidentielles des clients et des documents stratégiques) sont conservées dans les caves, avec ce que cela suppose d’exposition aux risques d’inondation, aux moisissures ou encore aux rongeurs.

Plus de la moitié (51 %) des entreprises sondées par Iron Mountain reconnaissent conserver en vrac les impressions de leurs échanges avec leurs clients, pourtant elles sont 45 % à déplorer des conditions d’accès et de stockage « extrêmement difficiles », qui les empêchent de pouvoir récupérer l’information dans des délais raisonnables. 37 % vont jusqu’à définir leurs conditions de stockage de « chaotiques », sans structure ou si peu, au point que certains dossiers archivés ne réapparaîtront probablement jamais. Plus inquiétant encore, 2 % des entreprises n’ont aucune structure permettant de stocker leur communication avec leurs clients.

Beaucoup se préoccupent de l’impact commercial de leur gestion des informations papier. Moins d’un quart (24 %) estiment que leur accès aux informations des clients est suffisant pour assurer des niveaux satisfaisants de gestion de la relation client. 49 % craignent de perdre des documents historiques de valeur et 25 % environ ne pensent pas être en mesure d’appliquer une stratégie de gestion de l’information couvrant à la fois les documents papier et les formats électroniques.

Selon Marc Delhaie, P-DG d’Iron Mountain France, « l’environnement de bureau sans papier est irréaliste pour beaucoup. Toutefois, il est possible de mieux gérer les documents papier. Les entreprises vont continuer longtemps à produire et reproduire des documents papier, qu’elles devront stocker. Notre étude montre que 1 % seulement des entreprises européennes ont réussi à instaurer un environnement sans papier. A notre avis, plutôt que de se ruer vers le tout numérique, les entreprises devraient chercher à comprendre quelle utilisation elles font de l’information pour ne numériser que les documents qu’elles vont devoir réutiliser fréquemment. Elles ont intérêt à réduire l’ampleur du problème de manière à concentrer leurs ressources sur les documents les plus importants : institutionnels, de Business Intelligence, données des clients, etc. Tout le reste peut être archivé sur un site distant pendant une période de rétention convenue dans le cadre d’un programme de responsabilité des informations de d’entreprise, ou Corporate Information Responsability (CIR). »