Dans un monde où l'accès à distance est nécessaire et où l'email doit être disponible 24/7, les vacances d'été ne sont plus les mêmes pour les administrateurs réseaux. Pour la majorité de ces derniers, prendre des congés peut relever du défi, notamment s'ils évoluent au sein de petites entreprises.

De nombreux administrateurs sont souvent seuls responsables de leur infrastructure informatique, et il n'est pas simple de laisser ce collaborateur informatique clé partir en vacances, tout en étant confiant que l'entreprise continuera à fonctionner efficacement pendant son absence, ou à son retour.

Frederik Pakai, Responsable informatique chez TeamViewer, dévoile 5 idées concrètes pour se préparer à prendre la route des vacances en toute tranquillité :

1. Un accès distant toujours disponible

Vous êtes sur la plage et votre chef vous appelle sur votre mobile pour vous signaler une panne du serveur de messagerie ? Comment gérer cette urgence et restaurer la défaillance, sans pour autant interrompre vos vacances ? Grâce à la technologie bien sûr, et, plus précisément, celle qui permet d'accéder et de configurer à distance les systèmes informatiques, à partir d'un Smartphone, d'une tablette ou du tout autre équipement mobile, même si vous êtes à des centaines de kilomètres de votre bureau. Assurez-vous d'activer une solution de contrôle à distance comme TeamViewer, en laissant votre ordinateur de bureau sous tension et connecté à cette application: vous accédez ainsi immédiatement à vos systèmes informatiques critiques et aux données sur votre réseau d'entreprise.

La réactivité devient optimale, notamment en cas d'urgence, avec un accès total aux serveurs du bureau via un Smartphone ou une tablette.

2. Déléguez les tâches

Identifiez un remplaçant ou une personne de confiance qui prendra le relais de l'administrateur réseau parti en vacances. Cette personne doit pouvoir accéder aux informations, espaces de stockage et mots de passe nécessaires, et aussi disposer des clés pour accéder à des espaces physiques sécurisés, où il pourrait être appelé à intervenir. Cette personne doit également être autorisée à contacter un tiers, en matière de service ou de support notamment.

Ce remplaçant doit également connaître les tâches de maintenance, à l'image des procédures de sauvegarde et de stockage, pour ainsi minimiser le risque qu'une problématique surgisse. Il devra également comprendre ses responsabilités, et être à même de remplacer un PC portable en panne ou enregistrer les demandes des utilisateurs pour un nouveau matériel. Point important : le remplaçant doit parfaitement maîtriser les tenants et aboutissants du plan de reprise sur sinistre, si le pire devait se produire.

3. Tenez vos procédures à jour

Préoccupez-vous de ce qui pourrait être une problématique. Vérifiez les capacités de stockage restantes et qu'aucun logiciel ne viendra à expirer pendant votre absence, pour ainsi éviter de mettre vos outils de sécurité à l'arrêt par exemple. Si possible, spécifiez par écrit une procédure pour chacune de ces situations possibles, et ainsi donner à votre remplaçant autant d'informations que possible. D'autre part, définissez une liste des questions les plus posées pour que les utilisateurs puissent résoudre les défaillances et problématiques les plus simples de manière autonome.

4. Préparez-vous

Bien sûr, il est essentiel de planifier au maximum avant de partir en vacances. Prévoyez par exemple un plan de secours pour les serveurs, les bases de données et les mots de passe, et mettez-le à disposition de votre remplaçant. Assurez-vous que votre DataCenter dispose d'une alimentation électrique redondante, et validez auprès de vos principaux fournisseurs de logiciels, de matériels et de services, qu'aucune opération majeure, à l'instar d'une mise à jour, n'est prévue pendant vos vacances.

5. Clarifier les attentes

Pour éviter les imprévus et le mécontentement des utilisateurs, tous les collaborateurs de votre entreprise doivent savoir que vous êtes en vacances. Prévenez vos dirigeants que les services de support ne seront pas aussi réactifs que d'habitude et que les emails ne seront consultés qu'à certaines périodes de la journée plutôt qu'en continu. Assurez-vous qu'ils savent qui contacter en cas d'urgence.

Les affaires au quotidien peuvent être gérées ou ajournées simplement en modifiant le message d'accueil sur votre messagerie vocale, en activant des réponses automatiques d'absence du bureau aux emails et en fournissant les coordonnées de votre remplaçant pour les urgences.