Il y a quelques années, Qinetiq, un leader du secteur de la défense, a fabriqué un drone pour réaliser des clichés de sa tentative de record du vol stratosphérique en ballon. L’ingénieur ayant conçu l’airbag d’atterrissage du drone était si convaincu d’avoir mis au point un système révolutionnaire qu’il a souhaité le faire breveter.

Tout allait pour le mieux jusqu’au jour où un contrôle de routine des archives papier de l’entreprise révéla l’existence d’un système quasi-identique, créé dans les années 1950... par le grand-père de l’ingénieur.

Cette anecdote souligne l’importance d’une bonne gestion de l’information. Il devrait toujours être simple pour un employé de trouver des informations dans les archives de l’entreprise, ne serait-ce que pour éviter de réinventer la roue.

Dans un rapport fondamental de 2001, intitulé « The high cost of not finding information », un analyste d’IDC explique que les employés de la recherche et du développement peuvent passer jusqu’à 90 % de leur temps à recréer des informations déjà présentes dans leur entreprise.

Le simple fait d’indexer les documents papier archivés ou de les numériser pour faciliter les recherches et les analyses permet de transformer ces informations en connaissances et en enseignements.

Les documents numérisés peuvent être soumis à diverses techniques modernes d’analyse de données et comparés à d’autres enregistrements numériques, pour révéler des informations bien plus rapidement et à moindres coûts.

L’important est que vous sachiez où trouver vos documents papier et comment les exploiter.

Le principe est simple, et pourtant rarement appliqué.

De nombreuses entreprises conservent leurs documents papier dans leurs locaux, ou plutôt dans les sous-sols, souvent sombres et humides et donc peu recommandés pour l’archivage à long terme. Et chaque nouveau responsable des archives peine à trouver ses marques dans l’organisation de son prédécesseur. Au final, il est rare que les informations demandées soient rapidement retrouvées.

Autre problème : les documents papiers sont facilement perdus, endommagés, voire détruits. Quantité d’informations précieuses peuvent disparaître ou se perdre dans les méandres des archives au fil des changements de personnel, des fusions et des acquisitions, des restructurations et des déménagements.

Et plus la chaîne d’approvisionnement est fragmentée, plus les informations risquent de s’éparpiller dans l’entreprise.

La fusée Saturn V utilisée pour les missions spatiales Apollo dans les 1960 et 70 a été conçue et fabriquée à la hâte par une armada de sous-traitants et d’ingénieurs. Des millions de documents ont été créés : ébauches, schémas, descriptifs et rapports de tests.

Et personne ne s’est jamais donné la peine de les réunir dans un dossier qui aurait pu être placé sous la responsabilité de l’un ou de l’autre. Aujourd’hui, seuls des fragments d’informations demeurent de ce grand épisode de l’histoire. La plupart des personnes ayant participé à la création ou utilisé cette fusée ont disparu depuis longtemps.

Résultat : pour pouvoir de nouveau envoyer l’homme sur la Lune, il faudrait pratiquement repartir de zéro.
Certes, peu d’entreprises sont confrontées à de tels scénarios. Mais alors que la population active vieillit, que la nouvelle génération tend à changer plus fréquemment d’emploi, que les cycles de vie des produits raccourcissent et que la fluidité des chaînes d’approvisionnement devient pour ainsi dire vitale, la protection des informations s’impose comme une priorité.

Par où commencer ? En premier lieu, il vous faut mettre en place une politique de gestion de l’information robuste et centralisée, capable de supporter tous les formats et toutes les structures de données, et admettre qu’elle ne peut pas relever de la seule responsabilité du service IT.

Vous devez aussi savoir précisément de quelles informations vous disposez, où elles sont stockées et qui en a la charge.

Ensuite, faites en sorte que vos données soient durablement exploitables. Instaurez une procédure de conversion des documents papier les plus importants dans un format numérique qui pourra encore être lu dans 10 ou 20 ans, et archivez les documents restants en lieu sûr, à distance de vos locaux. Acceptez l’idée que vous ne pourrez pas tout conserver.

Certaines réglementations exigent d’ailleurs la suppression de certains types d’informations passé le délai de conservation légal. Dernière étape : mettez en place un système qui vous permettra de retrouver et d’exploiter facilement les informations que vous conserverez.

Le 28 janvier, Journée européenne de la protection des données, est chaque année l’occasion pour les entreprises de réfléchir à la manière de mieux protéger et exploiter leurs informations. Les meilleures innovations peuvent surgir de données du passé, exploitées selon des méthodes nouvelles.

D’où l’importance de conserver et de préserver vos informations. Il en va peut-être de l’avenir de vos successeurs et des générations à venir.