Accompagnant l’explosion des nouvelles technologies, les imprimantes multifonctions ou MFP sont devenues en deux décennies de véritables terminaux truffés de technologies embarquées, capables d’accomplir des tâches multiples qui dépassent de loin la simple impression et s’adaptent parfaitement - en particulier en terme de confort d’utilisation - aux attentes et à l’évolution des pratiques et des usages des entreprises.
Après tout, le traitement du papier représente dans l’entreprise un service aussi essentiel que la téléphonie ou l’électricité et doit être traité comme tel. Pour tenir cette promesse, les constructeurs considèrent l’écosystème humain et technique qui gravite autour des MFP dans sa globalité.
Il y a 20 ans, les imprimantes multifonctions ou MFP* concentraient dans un périphérique unique les fonctions d’imprimante, de scanner, de fax et de photocopieuse. Depuis, les MFP n’ont cessé de s’enrichir pour correspondre à l’évolution des pratiques et des usages bureautiques. Illustration éclatante de cette adaptation continue de la technologie : la montée en force récente de la dématérialisation et de la mobilité dans un environnement sécurisé.  Aujourd’hui, les MFP sont des stations de libre-capture et de stockage des données, mais également de véritables coffres-forts tant les données et leur préservation sont dorénavant au cœur de la valeur d’une entreprise. De même, la mobilité des utilisateurs est pleinement prise en charge depuis un Smartphone et le collaborateur en déplacement peut imprimer quel que soit l’endroit où il se trouve.
Bien sûr, cette montée en puissance technologique engendre une certaine complexité. C’est la raison pour laquelle les constructeurs s’attachent à placer le travail quotidien des utilisateurs sous le signe de l’efficacité et du confort. C’est ainsi qu’aux côtés des diverses options d’impression telles que le recto-verso ou les détecteurs pour minimiser les risques d’erreurs lors des numérisations, un nombre toujours croissant de fonctions et de logiciels sont régulièrement proposés et mis à jour pour « ajouter de l’intelligence » aux machines. Par exemple, en reliant les informations numérisées par les MFP aux flux de gestion électroniques de documents. Cette stratégie de confort concerne l’utilisateur en premier chef, mais touche à tout l’écosystème, y compris les gestionnaires des flottes.
En effet, plusieurs catégories de personnels et de services au sein d’une même entreprise interviennent dans la gestion des MFP et de son média papier. L’utilisateur final n’étant que le bout d’une chaîne qui inclut les Services d’Information et les Services Généraux. Pour ces derniers, les constructeurs ont mis en place des contrats de maintenance, d’entretien et de fournitures, ou encore, standardisé la taille des toners et des cartouches pour faciliter la gestion des stocks. Quant aux administrateurs SI, ceux-ci disposent de pilotes d’impression unique qui s’installent automatiquement lorsqu’une nouvelle machine vient remplacer ou enrichir le parc, de profils de sécurité pour gérer les quelques cent paramètres disponibles ou de profils de finition adaptés selon la qualité des utilisateurs et la finalité du document.
Pour l’utilisateur, cette puissante ingénierie reste invisible ; le plus simplement du monde, il s’identifie auprès de l’appareil avec son Smartphone et les spécifications attachées à son compte sont chargées. Au final, le confort et la fiabilité engendrés par les progrès technologiques des MFP sont les garants d’une transmission intuitive et hautement sécurisée de l’information. Chaque année, le poste impression coûte entre 1 et 3 % du budget d’une entreprise. A ce prix, la question du confort et l’efficacité sont primordiales pour l’utilisateur, et en dernier, cruciale pour la rentabilité de l’entreprise, affirme Philippe Genty, Responsable Catégorie MFP, Scanners et Solutions d’impression, Division PPS HP France.
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