Les réunions en ligne sont de plus en plus utilisées par les entreprises et font donc partie de la vie de tous les jours. Elles sont extrêmement adaptables et efficaces mais encore faut-il savoir d’en servir de façon optimale. Voici donc quelques conseils de Cisco WebEx pour organiser une réunion en ligne réussie et productive.
1) Maîtriser l’outil : Avant une webconférence, chaque participant doit se familiariser avec la technologie et l'ensemble de l'équipement en testant les logiciels, la webcam… L‘organisateur de la réunion en ligne doit être en mesure d'apporter son aide en cas de nécessité.
 2) Peu de temps, peu de participants : Les réunions en ligne de plus de sept participants et de plus de 90 minutes sont moins productives.
3) Disponibilités : L‘organisateur doit tenir compte des fuseaux horaires et des jours fériés des zones des participants quand il organise une réunion.
4) Un cadre calme : Les bruits de fond dérangent et sont énervants. Leur nuisance est beaucoup moins ressenti sur site que lorsque que les participants se connectent via Internet.
5) Supports : Prévoir en amont de la réunion en ligne tous les outils dont vous aurez besoin (images, vidéos, documents…).
6) Horaires : L‘organisateur doit suivre un emploi du temps bien défini et s'y référer.
7) Concentration : Eviter les activités annexes comme la consultation des e-mails et les messes basses qui s’avèrent être très perturbantes.
8) Identification : Ne pas oublier de se présenter à chaque intervention car les participants ne peuvent pas identifier tout le monde par la voix.
9) Participation active à la réunion : Pendant la session, l‘organisateur doit demander l'avis des participants afin d’encourager les autres à participer pour conserver l'attention de tout le monde.
10) Communiquer avec les participants : L‘organisateur doit faire intervenir les participants dès le début pour éviter qu’ils se déconcentrent et perdent le fil de la réunion.
11) Présentations : Pour réaliser des présentations dynamiques et interactives, voici quelques règles simples à suivre :
- Une police de caractère grande et facile à lire
- Peu de texte sur chaque diapositive : 6 points au maximum
- Des niveaux de segmentation clairs et distinctifs
- Des numéros de diapositives
- Un fond clair et pas d’images qui surchargent l’écran
- Pas d'animations compliquées
- Très important : l'intervenant ne doit pas parcourir les diapositives avec le curseur
de la souris.
12) Rafraîchissements : Eviter d’utiliser des verres et des tasses à proximité du micro.
A propos de Cisco WebEx
Avec 3.2 millions d’utilisateurs inscrits, WebEx, appartenant désormais à Cisco, est le premier fournisseur mondial d’applications collaboratives pour le business sur le web. Ces applications améliorent les process business critiques, tels que les ventes ou la formation, en apportant des interactions web efficaces. En tant que fournisseur à la demande, WebEx facilite aussi bien la collaboration interne qu’externe. Les solutions de réunion Web de WebEx sont délivrées via WebEx MediaTone Network, un réseau mondial spécifiquement conçu pour la mise à disposition sécurisée et temps réel sur le Web d’applications « à la demande ». Les applications de WebEx supportent la vidéo conférence multi points, la web conférence et le contrôle à distance des applications.
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