La dématérialisation des factures porte de grandes promesses de bénéfices et avantages. Pourtant la facture électronique ne se diffuse pas comme ces bénéfices et avantages pourraient le laisser augurer. L’usage trop fréquent et imposé de factures PDF image, papier virtuel inutile et inexploitable, ersatz minimal de facture électronique, explique cette situation.

La facture électronique permet de supprimer le papier. On peut se limiter à supprimer le papier en le remplaçant par un PDF, mais est-ce bien l’objectif ? Est-ce bien la solution ? Non car le PDF image maintient les défauts du papier. L’imposer sous prétexte de dématérialisation des factures est fallacieux et n’intéresse que l’émetteur qui ouvertement annonce à son client qu’il moque de lui en lui imposant / proposant un ersatz de facture électronique censé apporter de riches bénéfices qui en fait ne sont pas au rendez-vous.

Ce que l’on peut attendre de la facture électronique

La dématérialisation des factures permet de remplacer la facture papier et ses contraintes, par un flux de données exploitables qui sera propice à l’automatisation. Bref, en supprimant les contraintes du papier, on supprime surtout les ruptures de charges qu’il imposait et qui coûtaient cher à gérer ou ne permettaient pas de réaliser des actions utiles.

Sitôt émise, la facture est tracée afin de détecter les pertes, les non réceptions voir la situation dans le traitement chez le client (BAP, AP, litige…)… Informations de suivi qui sont utiles et qui peuvent remonter directement dans les outils de l’émetteur.

Les factures peuvent être accessibles aux utilisateurs (côté émetteur et côté récepteur) afin de leur donner plus d’autonomie et leur permettre de faire des choses utiles (supprimer les duplicatas puisque le client a toutes les factures à sa disposition, déclencher des relances, des alertes, affiner la gestion de l’encours ou du risque client…).

Sitôt reçue, la facture est prête à intégrer dans les outils de client : on supprime la ressaisie en réception et on facilite le traitement de validation.

La facture électronique permet un flux direct entre les outils de l’émetteur et les outils du récepteur : le processus est simplifié, la traçabilité sécurise et automatise les contrôles, et les risques de perte de document sont fortement réduits (même presque totalement supprimés).

Bien entendu cela ne se fait pas tout seul. C’est le rôle d’un opérateur de facture électronique d’apporter ces avantages et de convertir à la volée les PDF émis en flux de données exploitables (par exemple Qweeby), d’assurer le formatage des données et le routage des flux…. de proposer des API pour faciliter l’intégration dans les outils de gestions…

Ce qu’apporte le PDF image (signé ou pas)

Le PDF image inerte n’apporte peu ou pas de bénéfices. L’émetteur peut automatiser l’envoi et se dispenser des charges contraignantes et coûteuses du papier (impression, affranchissement, manipulations…). Par contre le récepteur reçoit un PDF qu’il doit traiter exactement comme si cela était une facture papier. Pire même, si il le perd ou ne le reçoit pas ou oublie de le ranger au bon endroit… il devra chercher la facture dans l’urgence voir redemander à son fournisseur de la lui renvoyer.

Bref, le PDF image ressemble à la facture électronique, mais il s’agit en fait du niveau -1 de la dématérialisation fiscale des factures. C’est une solution égoïste par laquelle le fournisseur indique à son client qu’il fait des économies sur son dos et ignore totalement les contraintes de traitement du récepteur.

Le PDF image interne, signé ou pas, plombe le déploiement de la facture électronique

La comparaison des bénéfices de la véritable facture électronique, celle qui permet l’intégration des données, l’optimisation des processus, l’automatisation des opérations, la traçabilité des opérations, les gains de temps et de productivité, avec ceux du PDF image inerte, inexploitable et sans intérêt que trop d’entreprises tentent d’imposer à leurs clients explique simplement pourquoi la dématérialisation des factures peine à s’imposer.

Les dégâts fait par le PDF image inerte, signé ou pas, au déploiement de la facture électronique sont monumentaux. Son recours alimente la perception par les entreprises que la dématérialisation des factures ne porte aucun bénéfice et constitue une contrainte. Certes c’est une forme autorisée de dématérialisation fiscale, mais sont ineptie opérationnelle fait plus de dégâts qu’elle n’apporte d’avantages.

D’autant qu’il existe de nombreuses solutions capables de convertir le PDF en flux de données qui apportent au récepteur des bénéfices utiles et propices à l’adoption, commente Eric Wanscoor, Président de Qweeby.