Enregistrez-vous sur www.info-utiles.fr    Connexion
    
Menu principal
Navigation dans les sujets
Arlo

Sécurité : La copie électronique fidèle : un nouvel atout pour les Entreprises
Posté par JerryG le 22/3/2023 14:00:00 Articles du même auteur



La dématérialisation des processus de gestion est plus que jamais au cœur des stratégies de modernisation des entreprises. Dans ce contexte, ces dernières investissent chaque année des ressources significatives pour mener à bien leurs opérations et dématérialiser nombre de leurs opérations courantes : GED, workflow, etc.

Tous les services sont désormais concernés par la dématérialisation. Aujourd’hui, une nouvelle approche tend à s’imposer et devenir un véritable must have : la copie électronique fidèle. Mais concrètement, quel est son contour, que concerne-t-elle et comment la mettre en place ?dixit Benoit NEYRAC, Responsable commercial de la BU Digitale chez Cegedim Outsourcing

Le vrai visage de la copie électronique fidèle

Mettre en place une telle approche a pour objectif unique de se débarrasser des documents papier, de les numériser et de leur conférer une valeur juridique. De fait, le document numérisé devient le document de référence qui peut être utilisé dans les mêmes conditions que le document papier original qui a été détruit.

A la numérisation s’ajoutent ensuite des notions de preuve d’intégrité et de conservation pérenne de cette copie fidèle qui viennent compléter le dispositif et permettre à l’organisation de s’appuyer sur un dispositif de nouvelle génération pour gérer et conserver ses documents (via une GED ou un SAE).

Dans quels cas utiliser la copie électronique fidèle ?

La génération croissante de documents et la nécessité de les conserver pour se conformer à la réglementation en vigueur amènent les entreprises et structures publiques à empiler des volumétries considérables de documents papier.

Ces différents éléments génèrent de nombreux inconvénients : place nécessaire pour le stockage physique, classement complexe, difficulté d’accès aux documents souhaités avec des temps de recherche importants, pas d’approche collaborative, détérioration du papier, etc.

Bref, pour l’organisation, une perte de productivité, des coûts de stockage significatifs et de nombreuses lourdeurs liées à une telle approche centrée sur une gestion et une conservation 100 % papier des documents.

C’est dans ce contexte que la dématérialisation prend tout son sens et qu’elle offre de véritables avantages dans différents cas d’usage : documents RH (bulletins de paie, contrats de travail), courriers (notes de frais, contrats), mais également documentation commerciale (bons de livraison, bons de commande, factures).

Bien piloter son projet

Les organisations doivent bien penser leur projet de copie électronique fidèle et respecter trois grandes étapes : mettre en place et définir une convention de numérisation qui décrit les processus utilisés, numériser les documents selon un protocole bien défini, puis horodater les documents notamment avec des cachets serveurs.

Une fois ces étapes réalisées et qui donneront au document le statut de copie électronique fidèle, il sera ensuite possible d’aborder les points liés à la destruction des documents physiques et à l’archivage numérique des documents numérisés.

A travers ces éléments, les entreprises et les structures publiques pourront donc aisément lancer leur projet et accéder aux nombreux bénéfices liés à la mise en œuvre de la copie électronique fidèle. 

Note: 0.00 (0 votes) - Noter cet article -




Autres articles
18/3/2024 15:00:00 - Sécuriser le cloud hybride : mission impossible ?
18/3/2024 14:00:00 - Attaques par déni de service distribué
18/3/2024 13:00:00 - Cinq applications pratiques de l'IA pour l'automatisation
15/3/2024 15:00:00 - Saviorless annonce sa date de sortie.
15/3/2024 14:00:00 - La France fait face à une nouvelle cyberattaque
15/3/2024 13:00:00 - L'IA; menace pour l’élection présidentielle de 2024
13/3/2024 15:00:00 - Ark of Charon sortira en 2024 sur Steam
13/3/2024 14:00:00 - Unicorn Overlord sur consoles
13/3/2024 13:00:00 - Quand les IA prendront le contrôle de nos vies
11/3/2024 15:00:00 - Le monde du Cloud et des datacenters aux enfants

Les commentaires appartiennent à leurs auteurs. Nous ne sommes pas responsables de leur contenu.



Facebook
facebook
Bitdefender



Bitdefender

Pocketalk
Arlo





© 2008 info-utiles.fr - Tous droits réservés  |  hébergé par www.iloclic.com   - règles de confidentialité