Avec la Xambox l’étude de Maître ADEBO gère plus de 35 ans de documentation - essentiellement papier.

Xamance, créateur de la Xambox, première solution de gestion électronique des documents papiers a été retenue par l’étude de Maître ADEBO, l’un des premiers cabinets de notaire au Bénin. Ce cabinet qui compte plusieurs clients importants possède une documentation essentiellement papier qui remonte à plus de 35 ans.

Le notaire est avant tout un officier public ou ministériel, qui est chargé de recevoir des actes auxquels les parties doivent ou veulent conférer un caractère authentique. Il a pour devoir de s’assurer de l’identité des parties, qui doivent être des personnes dîtes « capables » et qui entretiennent des relations saines entre elles et le bien en question.

Le notaire a également un rôle de conseil. Il est présent à tous les moments nécessitant des documents légaux (achats, ventes, mais également mariages, successions, entre autres) dans la vie des gens et doit pouvoir ressortir ces documents en fonction des événements sans limitation dans le temps.

Maître ADEBO utilise la Xambox depuis un an et y a eu recours à la Xambox en raison du nombre de dossiers traités, des procédures associées et du système d’organisation performant qu’elle propose.

« La Xambox est la première solution intégrée de gestion physique de documents. Suite à un premier contact avec la Xambox, nous étions curieux de savoir ce qu’elle pouvait nous apporter dans nos différentes prestations, explique Maître ADEBO. Nous avons été séduits par les composants de la Xambox comme son scanner, son moteur de recherche ou les bacs de classement…mais surtout sa facilité d’utilisation ! »

Les principaux documents du cabinet notarié traités par la Xambox sont les actes sous forme de minutes (ensemble de pages reliées) mais aussi les titres de propriété, les titres fonciers, les permis de construire, les registres de commerce ou encore le journal officiel.

Avant la Xambox, le cabinet utilisait un système basé sur un répertoire alphabétique chronologique. Le traitement des documents se faisant en plusieurs étapes associant un numéro ainsi qu’une année en fonction de la nature de l’acte, puis ces documents étaient rangés dans des armoires. Le procédé était assez long et fastidieux et comportait des risques d’erreur, sans compter le temps passé à chercher les documents.

Le projet pour l’installation et la mise en place de la Xambox a été mené par OPENVISTA TECHNOLOGY, mais le principe du fonctionnement et l’utilisation pour la gestion et l’archivage des dossiers ont rapidement été acquis.

Le cabinet de notaire est satisfait de la Xambox, car celle-ci permet de gagner un temps précieux compte tenu de l’ampleur des dossiers à traiter. Par ailleurs, les documents sauvegardés perdurent dans le temps et la Xambox permet une conservation organisée de ces dossiers.

« Les bénéfices de la Xambox pour le cabinet sont d’offrir une sauvegarde des documents originaux, une alternative rapide au rangement traditionnel et un gain de temps lors de la recherche de ces derniers, qui pourrait être utilisé pour accomplir d’autres tâches » souligne Maître ADEBO.