La directive Européenne du 13 juillet 2010 relative à la loi sur la TVA  officialise l'équivalence fiscale entre la facture électronique et la facture papier. Ce texte permet de franchir un grand pas en avant, pour répondre à la  demande des entreprises industrielles et commerciales de permettre l’utilisation  de factures électroniques sans signature.

Les pays de l'union européenne ont chacun commencé à emboîter le pas de ce changement. Cependant, la réglementation concernant la création de factures électroniques n'est pas encore harmonisée au sein de l'Union Européenne quant à l’utilisation de la signature électronique et à l'obligation d'archivage pour les documents non-structurés (PDF). L'Union Européenne prévoit cette harmonisation pour 2020 au plus tard. Les secteurs de l’Industrie et du Commerce s'attendent dans les mois prochains à une augmentation conséquente des factures électroniques en remplacement des factures papier.

La simplification des lois fiscales et des directives ouvre de nombreuses possibilités afin d'échanger des factures électroniques en plus grand volume. Aux avantages financiers (réduction des coûts d’impression et des frais d’affranchissement, simplification des processus de traitement et de mise à jour) s'ajoute la possibilité pour les entreprises de bénéficier d’un processus de traitement des factures plus rapide, plus fluide, et en conséquence plus efficace.

Grâce au développement de la facture électronique et à l'automatisation des processus de facturation, une économie de coût de 60 à 80 % peut être réalisée par rapport à un traitement papier. Ce qui revient à un potentiel d'économie de plus de 6 euros par facture. Au vu du volume de factures en forte croissance, la question se pose pour les entreprises de savoir à quelle vitesse le passage à un processus de facturation électronique peut se faire.

Exploitation internalisée versus Service externalisé

Le choix entre un fonctionnement en interne à l'entreprise pour le traitement des factures, et, la prise en charge de ce processus par un tiers en service externalisé, repose essentiellement sur 3 facteurs: Coûts, Risques et Ressources. En se basant sur une analyse du volume de documents à traiter et sur une stratégie visant à optimiser ces 3 facteurs, la solution la plus économique sera identifiée.

L’externalisation du processus de traitement des factures par un tiers, spécialisé dans ce type de services, et, capable de prendre en charge tous les types de factures en entrée et en sortie, permet à l'entreprise de profiter de nombreux avantages de cette approche, dès sa mise en place:

- Prix par facture - Aucun frais d’entrée de mise en oeuvre

- Pas d'investissement interne en personnels et en compétences spécialisés,

- Pas d’investissement en Infrastructure-IT, ni en coût de licences ou de maintenance

- Diminution drastique des coûts IT constatés jusqu'à 80%

- Traitement fiable et automatisé de tout document facture permettant un fonctionnement en mode ’Zéro-Papier’. Le fournisseur du services externalisé fournit:

o Le déploiement des partenaires clients et fournisseurs, la supervision de bout en bout, jusqu'à la mise en oeuvre complète de l’EDI

o L’installation technique et la connexion avec les partenaires

o L’Intégration automatique avec les systèmes d’informations et financiers, internes

- Conformité à la gouvernance et aux réglementations

Zéro-Papier est ainsi accessible en 6 étapes simples avec des services externalisés (Managed Services)

Le tiers fournisseur de services externalisés prend tout d'abord en charge le déploiement des partenaires en se basant sur les prévisions d'ensemble des volumes échangés et sur la stratégie choisie. Les partenaires sont

informés activement des avantages de la facturation électronique. L'intégration des partenaires ayant les plus gros volumes de factures déjà sous forme électronique (EDI, PDF, XML...) deviennent alors la priorité. Concernant les factures électroniques non structurées (PDF), la signature électronique et l'archivage sont mis en oeuvre selon le décret n° 2013-350 du 25 avril 2013. Ensuite, selon l'analyse du volume de factures papier restant, une saisie de ces factures peut se faire dans un portail de facturation (solution portail basée sur le web pour les échanges avec les petits fournisseurs).

Au final, la quantité de factures papier éventuellement restante (en général réduite) doit être numérisée. La numérisation de factures papier, email ou fax, au moyen du service « Scan Service », permet la mise à disposition de ces factures sous la forme structurée, XML+PDF, puis leur transfert automatique vers l’application SAP® ERP, pour post traitement.

Les factures entrantes par EDI ou par le Portail sont converties et transmises à l’application SAP ERP dans un format de fichier standardisé, comme IDoc pour le système SAP par exemple. Une option permet l'archivage sauvegardé de toutes les informations électroniques et les données qui s'y rattachent ; elle inclut une fonction de recherche client-web, lorsqu'aucune archive existe, pour faciliter la restitution. Le traitement et la validation des factures se poursuivent directement dans le système SAP, par exemple, ou via un appareil mobile.

SEEBURGER conseille et accompagne ainsi ses clients partout dans le monde depuis des années avec succès pour la mise en relation avec ses partenaires et l'intégration des processus métiers. Leader sur le marché pour les logiciels d'intégration de type EDI/B2B, SEEBURGER offre des solutions quelque soit la taille de l'entreprise et articulées autour d'une technologique centralisée et flexible fournie par la suite Business Integration Suite de SEEBURGER.

Avec les offres de services externalisés de SEEBURGER (Managed Services), les entreprises ont la possibilité de choisir l'option de service adaptée et de passer d'une option à l'autre selon les exigences, puisqu'elles reposent toutes sur la même infrastructure. Pour le post traitement des factures dans le systéme SAP, SEEBURGER met à disposition des solutions et des outils adaptés, comme « smart-eInvoice » au « Generic Workflow » en passant par les solutions « Purchase to-Pay » ou les outils de Reporting avec connexion à des appareils mobiles.

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