Si réduire sa dépendance au papier est un choix d’avenir pour les entreprises et pour l'environnement, poursuivre dans cette voie ne nécessite pas de grands bouleversements. Pour rendre son flux de travail plus écologique, il suffit pour  cela d’adopter quelques bonnes pratiques, martèle Sabine Holocher PR Spécialiste EMEA  PFU Imaging Solutions GmbH, PFU Limited (groupe Fujitsu)

Simples à mettre en œuvre au quotidien, ces pratiques font la différence sur le long terme tant d’un point de vue écologique qu’économique. Nous allons donc voir, ici, quelles sont les actions que les entreprises peuvent mettre en œuvre et quels en sont les bénéfices ?

Les solutions

Si le zéro papier peut paraître un objectif irréaliste pour certains, il y a deux actions que chaque organisation peut mettre en œuvre pour économiser du papier.

La première consiste à ne plus imprimer les informations numériques : contenus Web, emails et documents électroniques. Selon Cap Venture, « 80% de l'information est toujours conservée sur papier, même si 80% des documents avec lesquels nous travaillons, existent déjà au format numérique dans un ordinateur quelque part... » .

La deuxième consiste à réduire la consommation de papier grâce aux processus électroniques. La numérisation de documents, une composante essentielle de la gestion de contenu (ECM), permet de convertir un document papier en document numérique avec, pour résultat, un seul exemplaire stocké, géré et transmis sans être imprimé, copié ni expédié. La numérisation de documents est une combinaison de matériel et de logiciel qui transforme le papier en contenu prêt à être utilisé dans un contexte commercial. La numérisation peut simplement générer une image (scan-to-image) ou envoyer le résultat dans un processus métier (scan-to-process) lorsque celui-ci est centré sur les documents.

Les deux méthodes produisent une forte valeur ajoutée et une efficacité à la fois environnementale et économique. Ces deux étapes évitent l'impression, sauvegardent les documents dans les processus d'entreprise et peuvent aider considérablement les organisations à virer au vert, tout en générant des avantages économiques et environnementaux.

Les bénéfices économiques et environnementaux

En combinant les bénéfices économiques de réduction de la dépendance envers le papier avec ceux pour l'environnement, les entreprises et l'environnement sont gagnants.

Les organisations obtiennent en effet d'importants bénéfices économiques en réduisant leurs coûts, en augmentant leur productivité, en améliorant leurs processus et en permettant la collaboration et la communication ; mais pas seulement. Elles améliorent également l'accès aux contenus et la sécurité, réduiront le stockage de papier sur et hors site, réduiront le temps et le coût des services de coursiers, se conformeront à la réglementation actuelle et future de l'environnement, amélioreront le moral et la motivation de leurs employés et renforceront leur crédibilité auprès de leurs clients et d'autres acteurs de l'entreprise.

De plus, en mettant en œuvre les processus d'imagerie documentaire, les organisations contribuent à la protection des arbres et des ressources naturelles, telles que l'eau et l'énergie, à la réduction des déchets, de la pollution de l'eau et de l'air, ainsi qu'à la réduction de leur empreinte carbone et à un développement durable.

Retour sur investissement

Numériser ses documents pour réduire sa consommation de papier produit des économies immédiates et à long terme. Selon les analystes d'AIIM, une entreprise de 10 personnes peut obtenir un retour sur investissement après seulement 4 mois ! Le déploiement d'un scanner et une légère modification des processus produisent 940 € d'économie en 12 mois. Ce calcul prend en compte les coûts d'impression, de photocopie et de distribution.

Cependant, il existe beaucoup d'autres facteurs qui doivent également être pris en compte :

• Coût de l'impression - équipement, entretien et fournitures (14 € environ pour 1.000 feuilles)

• Coût de la photocopie - équipement, entretien, fournitures et temps des employés

• Coût de la télécopie - équipement, entretien, fournitures, téléphone et temps des employés

• Distribution - enveloppes, affranchissement et services de coursiers (On notera ici que les solutions d'imagerie documentaire se rentabilisent souvent par elles-mêmes, grâce aux économies d'affranchissement et de coursiers et grâce à la réduction de l'empreinte carbone causée par le transport)

• Stockage :

- Sur site - superficie de bureau utilisée, énergie pour la lumière et le contrôle de la température, casiers à tiroirs, boîtes de rangement et fournitures

- Hors site - superficie de bureau utilisée, énergie, fournitures et transport vers et à partir du site

• Elimination - déchiquetage et enlèvement

Conclusion

Toutes les organisations, quelle que soit leur taille, des PME aux grands groupes ont donc les moyens de contribuer à résoudre les problèmes environnementaux en les prenant sciemment en compte dans leurs décisions. C'est aussi une question de bon sens : réduire la quantité de papier utilisée dans les processus métier de base permet de générer de fortes économies tout en préservant l’environnement.