Selon l’enquête indépendante de Basware, premier fournisseur de solutions Purchase-to-pay, intitulée « La facturation électronique : une enquête internationale », 97% des entreprises pensent que l’efficacité de l’utilisation de la facturation électronique les aiderait à être plus performantes.
Son adoption est cependant entravée par l’incapacité de proposer aux fournisseurs les outils pour effectuer des transactions électroniques, les obligeant à utiliser des portails multiples.
Au cours de cette enquête, 1 373 professionnels de la finance des États-Unis, de l’Europe, des pays nordiques et de l’Australie ont été interrogés dans le but de présenter en détail les taux d’adoption de la facturation électronique, les attitudes envers la proposition et la façon dont ce type de facturation peut aider les entreprises à améliorer leurs relations avec les fournisseurs, et ainsi avoir de meilleurs mouvements de trésorerie, réduire le délai moyen de recouvrement et augmenter leurs fonds de roulement.
Même si l’utilisation des factures et des bons de commande électroniques est reconnue comme étant avantageuse, les deux tiers des participants indiquant que cela a un impact positif sur leur entreprise, le taux d’adoption reste cependant encore peu élevé. La plupart des entreprises (56%) reçoivent aujourd'hui moins de 20 % de leurs factures au format électronique sur un mois, et seulement 9% des participants déclarent utiliser la facturation électronique de façon courante. Parallèlement, 93% pensent que la facturation pourrait aujourd'hui être améliorée un peu ou considérablement. 72% des participants à l’enquête ont cité l’efficacité opérationnelle comme la priorité financière de 2011, et presque tous indiquent la facturation électronique comme étant l’élément clé pour y parvenir. Cependant, les entreprises souhaitant se diriger vers l’automatisation considèrent souvent que le processus doit être mis en place par étapes. En outre, l'adaptation aux procédures légales dans le but de les respecter et le fait de permettre aux fournisseurs d’effectuer des transactions électroniques prennent du temps et de l’énergie. Dans les entreprises participant à l’enquête, 74% des factures sont faites sur papier avant d'être scannées pour la suite du traitement, qui se fait souvent manuellement. Ces processus nonautomatisés ont un impact visible sur les bénéfices nets, puisque les entreprises ne peuvent pas compter sur des mouvements de trésorerie et une gestion des fonds optimisés, ni sur des coûts d’achat moins élevés ; l’ensemble de ces éléments étant reconnus par les participants comme cruciaux pour l’efficacité opérationnelle.
Le manque d’interopérabilité entre les différents réseaux de facturation électronique est un défi conséquent, et limite les fournisseurs leaders sur le marché à des réseaux prenant uniquement en charge des formats de documents brevetés. Selon 61% des participants à l’enquête, un réseau ouvert, dans lequel tout fournisseur, acheteur ou vendeur tiers peut participer à l’envoi de documents électroniques, que les technologies brevetées soient installées ou non, augmenterait l’efficacité et permettrait de réduire les coûts. De plus, 46% des professionnels de la finance citent le coût (perçu) d’adoption comme étant le défi principal empêchant la mise en place rapide de la facturation électronique. Les fournisseurs doivent pouvoir participer, peu importe la taille de leur structure, leur secteur et leur situation géographique, et un programme spécifique est capital pour qu’ils puissent commencer à effectuer des transactions électroniques.
Selon un autre rapport de recherche mené par Basware, l'association de la facturation automatisée et de l’e-Procurement au sein des organisations double les chances d'atteindre l’excellence en matière de traitement des factures des comptes fournisseurs, et optimise le traitement automatisé. Il existe une disparité importante entre ces services comptabilité fournisseurs qui reposent toujours sur des processus papier, et ces organisations qui ont adopté des processus automatisés ainsi que la facturation électronique. Les professionnels de la finance reconnaissent les avantages de la facturation électronique puisqu’elle permet de se libérer du poids du traitement. Il n'est donc pas étonnant de savoir que 53 % pensent que les fournisseurs ont besoin d'utiliser plus souvent la facturation en ligne ; 54 % des participants souhaitant que la facturation électronique devienne une norme dans le secteur.
Steve Muddiman, Vice-président senior chez Basware, explique : « Pour être compétitive dans une économie pleine de défis, une entreprise, et surtout son équipe financière, est obligée de rationaliser les processus et d’améliorer l’efficacité de ses opérations. Les entreprises ne peuvent plus compter sur des processus nécessitant une intervention manuelle. La facturation électronique offre de multiples avantages en termes de temps et permet de réduire les coûts. De plus, il est admis que l'automatisation de la facturation est nécessaire pour améliorer les mouvements de trésorerie et les fonds de roulement. Le défi que les entreprises doivent relever consiste à travailler avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’ils comprennent l’importance de l’adoption de la facturation électronique. En effet, aujourd'hui, la lenteur de sa mise en place chez les fournisseurs a un impact préjudiciable sur l’efficacité opérationnelle des entreprises. »
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