Un peu plus d’un an avant l’entrée en vigueur de la facturation électronique, le 1er juillet 2024, le gouvernement, les banques, les éditeurs de solutions de facturation et surtout les entreprises se préparent à cette nouvelle étape de dématérialisation obligatoire de leurs processus.

Ce grand changement constitue un véritable « chantier » pour certaines entreprises, notamment les TPE et les PME qui s’appuient, pour certaines, encore en grande partie sur le papier. Or, ce passage obligé pourrait bien impacter bien plus que la simple facturation et oblige les entreprises à repenser un grand nombre de processus par effet papillon.

Pour Neila Choukri, fondatrice et CEO de Kolecto, accompagner les entreprises dès à présent dans cette digitalisation est essentiel pour permettre au maximum d’entre elles d’être prêtes au 1er juillet 2024.

« Structurellement, une TPE ou une PME n’est pas équipée de tous les services et outils dont dispose une grand entreprise. Généralement, les processus sont gérés – souvent manuellement – par une personne, qui porte plusieurs casquettes. Or, les technologies ont permis à ces entreprises de bénéficier d’outils simples, ergonomiques et abordables pour retrouver du temps, et accélérer certaines démarches chronophages et fastidieuses parmi lesquelles la gestion financière, et plus spécifiquement la facturation.

Avec cette nouvelle réglementation relative à l’e-facturation, ceux qui n’ont pas encore adopté pleinement la digitalisation peuvent se retrouver en difficulté sans un accompagnement adéquat. Les questions sont multiples : comment s’organiser ? quels outils utiliser ? que vais-je faire de mes factures ? comment être payé à temps ? est-ce-que cela va me coûter plus cher ? sont autant d’interrogations qui confirment la nécessité de soutenir plus que jamais les entrepreneurs dans ce moment charnière.

Si le changement peut inquiéter, basculer du papier au digital présente en réalité de nombreux avantages. Toutefois, sans préparation, cette période de transition peut présenter des risques. En effet, le fait de manquer de soutien et de main d’œuvre qualifiée pour gérer ces tâches peut conduire à des pertes de données, des doublons, voire des informations inexactes ou erronées.

Grâce aux technologies d’Intelligence Artificielle (IA) et de Machine Learning (ML), des outils permettent à présent de traiter les processus administratifs de manière automatisée et simplifiée, sans besoin de formation approfondie pour la prise en main. De tels outils présentent plusieurs avantages pour les dirigeants de TPE / PME. D’une part, cela permet l’accélération des délais d'exécution.

En effet, en réduisant le nombre d'heures nécessaires à l’entreprise pour la validation, l’envoi et le suivi des factures, la possibilité de les établir en ligne peut les aider à optimiser leurs processus de traitement des factures d’achat et de vente, et par ricochet leur trésorerie. La dématérialisation offre également davantage de transparence et de visibilité sur les factures, les bons de commande, les documents annexes ou encore les contrats. En outre, elle permet d’assurer le suivi des factures et offre des pistes d'audit complètes, et avec une plus grande précision des données et une réduction de l’erreur humaine.

Par ailleurs, face à des réglementations plus strictes et plus nombreuses, la capacité de générer des factures formalisées, permettra aux dirigeants de se mettre plus rapidement et plus facilement en conformité.

Enfin, alors que les rapports publiés par le GIEC sont de plus en plus pessimistes, l’entrée en vigueur de l’e-facturation en 2024 contribue également à l’effort collectif en faveur de l’écologie. A leur échelle, les TPE/PME peuvent aussi y contribuer en supprimant notamment les factures papier en faveur du numérique.

Elles réduisent ainsi les coûts et les déchets associés aux processus de la chaîne d'approvisionnement sur papier, en plus de les rendre plus efficaces sur le plan énergétique.

Si ces changements peuvent impressionner les commerçants, artisans et entrepreneurs, un accompagnement ciblé et personnalisé leur permettra de passer ce cap avec sérénité. Ils peuvent plus que jamais se reposer sur des partenaires tiers et des technologies innovantes afin de préparer cette transition et faire de l’échéance de 2024 une simple formalité. »